Votre entreprise est très active sur le plan numérique et dispose d’un très grand nombre de ressources ? Alors vous devriez vous demander si l’acquisition d’une plateforme DAM ne devrait pas être une priorité dans votre stratégie numérique.
Nous le savons, la gestion de vos activités communication et marketing est complexe. Une part essentielle des missions de vos équipes consiste à planifier, créer et organiser un contenu de qualité pour engager leur audience. Mais traiter énormément de contenus médias, peut prendre du temps, en particulier si vous ne disposez pas des bons outils pour vous aider à les gérer.
Nous vous présentons ici les principales raisons d’adopter une plateforme DAM pour aider vos équipes, et plus globalement, votre entreprise à gérer efficacement ses ressources numériques.
Centralisez vos médias pour y accéder facilement
Une plateforme de DAM permet de mettre en place une solution unique qui centralise l’ensemble de vos ressources numériques : photothèque, vidéothèque, chartes graphiques et web, logothèque, etc.
Les contenus de votre organisation sont mis à disposition de l’ensemble de vos collaborateurs, qui peuvent les enrichir et les utiliser dans le cadre de leurs campagnes de communication et marketing. Fini pour eux de perdre du temps à chercher, vérifier et mettre à jour des médias dispersés et potentiellement dépassés.
Grâce au système de recherche et à l’indexation de vos médias à l’aide de métadonnées, vous trouvez facilement vos ressources. Plus les ressources seront enrichies avec des mots-clés, plus il sera facile de les retrouver.
Limitez les erreurs : une gestion simple des versions et des droits d’auteurs
Un DAM garantit que les ressources soient bien enregistrées. Aucune donnée ne sera perdue. Les doublons sont également éliminés, il n’existe donc aucune mauvaise version des ressources mises à disposition de vos collaborateurs ou de vos prestataires.
Pour toute organisation la gestion des droits est un facteur risque qu’elle se doit de maîtriser. Avec une solution de DAM il est possible d’attribuer des rôles aux utilisateurs. Vous pourrez ainsi déterminer qui a accès aux ressources, à quoi, et comment les ressources peuvent être vues et utilisées. Le DAM gère également les accords de licences des différentes ressources. Ainsi, un média est automatiquement retiré du portail visible aux utilisateurs lorsque les droits expirent. Vous limitez ainsi grandement les risques de poursuites pour violation des droits d’auteurs et évitez les éventuels frais de justice.
Réutilisez votre contenu : logos, visuels, graphiques, gabarits
Si vous travaillez sur différents supports pour une campagne spécifique, il est plus que probable que vous réutilisiez une grande partie des éléments stockés à différents endroits. Les logos en sont un parfait exemple et constituent probablement l’élément graphique le plus couramment utilisé dans les communications marketing.
L’un des avantages d’un DAM est le fait de pouvoir stocker l’ensemble de vos contenus et campagnes afin de réutiliser vos éléments dans différents supports marketing et ainsi de vous assurer que le résultat obtenu est cohérent . Vos prochaines campagnes seront de ce fait beaucoup plus simples à gérer, car les fichiers seront déjà présents et vous n’aurez pas besoin de créer les modèles ou le contenu de zéro.
Partagez vos médias et renforcez le travail collaboratif
Un DAM permet à vos collaborateurs d’organiser le contenu dans des “paniers” et de facilement les partager avec ceux qui ont besoin d’y accéder en interne, mais aussi en externe : agences, journalistes, prestataires.
Un second point qui peut être très utile est de le partager dans le but d’obtenir des retours d’une personne, de partager le contenu avec ceux qui créent les graphiques ou de permettre à vos prestataires de télécharger tout le contenu qu’ils ont acheté pour vous dans votre propre référentiel.
Si vous avez déjà passé du temps à essayer de vous procurer des fichiers de conception ou des éléments utilisés par des tiers externes pour créer votre contenu, vous savez à quel point une telle fonctionnalité peut être précieuse.
Optimisez votre efficacité
Toute organisation tend vers un maximum d’efficacité à tous les niveaux, y compris à travers l’utilisation du patrimoine numérique. En centralisant les données, en simplifiant la question des droits, en développant la collaboration et en accélérant les processus de partage et de diffusion, une solution de DAM optimise l’efficacité de tous les utilisateurs et donc de votre organisation dans son ensemble. Votre organisation et vos collaborateurs gagneront ainsi en productivité !
Avoir accès à vos contenus tout le temps et partout
Enfin, la principale raison pour laquelle un DAM est essentiel pour les équipes communication et marketing est que vous avez tout le temps accès à votre contenu. Les cas d’utilisation typiques sont lorsqu’une personne extérieure à votre organisation demande un fichier et que vous pouvez rapidement partager cet élément avec elle, lorsque vous devez approuver un contenu ou simplement pour être averti lorsqu’un nouveau contenu a été ajouté à votre système.
Avoir toujours accès aux contenus signifie aussi autre chose, à savoir que si un élément ne se trouve pas dans votre DAM, alors, pour toutes les raisons pratiques, il n’existe pas. Votre DAM est la source unique de vérité pour tout le contenu de votre entreprise.
Pour quelqu’un qui gère le marketing depuis un certain temps, vous saurez à quel point il est important de conserver de bons registres de vos supports marketing et de vos actifs. Si vous ne savez pas où vos fichiers sont stockés ni à quoi ils ont servi, il est fort probable que vous perdriez du temps à dupliquer le travail déjà effectué.
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